jWEGAS@docuvita.swiss – digitales Archivsystem
Das AddOn für jWEGAS – der Schritt zum papierlosen Büro, plus ein Mehr für die Kunden. Darum schafft jWEGAS@docuvita.swiss diesen Sprung:
- inteco edv und docuvita pflegen eine mehrjährige Zusammenarbeit, so dass die Anwendungen ausgezeichnet zusammenspielen.
- jWEGAS@docuvita.swiss ermöglicht eine rasche Inbetriebnahme und einen preiswerten Betrieb einer digitalen Archivierungslösung.
- Rechtssicher archivieren, dank Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben gem. Geschäftsbücherverordnung (OR/GeBüV).
- Entspricht höchsten Anforderungen an Revisions- und Manipulationssicherheit durch verschlüsselte Dokumentenablage und Datenübertragung.
- Kosten senken und Platz sparen. Durch die zentrale Bereitstellung der archivierten Dokumente und Vorgänge gehören Verteilkopien und Nebenarchive der Vergangenheit an, wodurch zusätzliche Ausdrucke, Kopien, Ordner, Schränke und Archivräume entfallen.
- Rasches Wiederfinden statt Suchen. Mittels Volltextsuche und Indexdaten (z.B. Projektnummer) werden gesuchte Informationen sehr schnell gefunden.
- Transparenz / Informationsbeschaffung. Herkömmliche Akten können immer nur an einem Ort sein. Auf ein digitales Dossier können beliebig viele Mitarbeitende gleichzeitig zugreifen. So haben alle Mitarbeitende den gleichen Wissensstand und arbeiten immer mit den aktuellsten Daten.
- Mobiler Zugriff. Unsere moderne Webapplikation erlaubt Ihnen jederzeit und von überall den Zugriff auf Ihr zentrales Archiv.
- Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Wiederkehrende Prozesse, bspw. die Rechnungsfreigabe, laufen erheblich schneller ab oder können sogar komplett automatisiert werden.
Funktionsumfang jWEGAS@docuvita.swiss
- Vollautomatische Archivierung von Debitoren-Rechnungen & Kassenquittungen
Die elektronische Rechnungsstellung hat sich inzwischen in fast allen Betrieben etabliert. Dennoch werden Belege wegen der Revision/Steuerprüfungen in Papierform archiviert. Die Speicherung auf herkömmlichen Datenträgern entspricht nicht den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung! jWEGAS@docuvita.swiss garantiert die gesetzeskonforme Archivierung und spart Kosten durch unnötiges Ausdrucken und Archivieren Ihrer Debitoren-Belege. - Versionierung von Rüstscheinen
Nachvollziehbare Mutationen, aufgrund Kundenänderung oder fehlender Lagerware, welche in jWEGAS nicht protokolliert werden. Durch die automatische Versionierung in docuvita ist nach dem mehrmaligen Druck eines Rüstscheins nachvollziehbar, was sich jeweils geändert hat. - Vollautomatische Archivierung von gescannten jWEGAS-Belegen
Ob gedruckte oder vom Kunden unterzeichnete Lieferscheine – jWEGAS@docuvita.swiss nimmt Ihnen die Arbeit ab. Ihre einzige Aufgabe ist es, die unterzeichneten Belege im Stapel einzuscannen. jWEGAS@docuvita.swiss trennt den Stapel in die einzelnen Belege auf und archiviert, bzw. versioniert die Belege vollautomatisch am richtigen Ort. Wichtige handschriftlich ergänzte Informationen über Rückmeldungen zu Leergut-/Vollgut-Retouren (MHD abgelaufen, schlechte Qualität, etc.) können so jederzeit in der digitalen Ablage wiedergefunden werden. Ebenso können auch Rüstscheine samt Anhängen gescannt werden. - Archivierung von Eingangsrechnungen mittels Buchungsworkflow
Ein einfacher Workflow erlaubt es Ihnen Rechnungen medienbruchfrei zu verarbeiten, womit unnötige Ausdrucke und das Papierarchiv entfallen. QR-Zahldaten werden von docuvita automatisch ausgelesen und für die Buchung in jWEGAS bereitgestellt.
Optionen
- Workflow für Rückerfassung von Lieferscheinen
- Mehrstufige Visumsprozesse für Ihren individuellen Betriebsablauf
- Zugang für Treuhand-/Revisionsstelle
- Personaldossiers
- Kunden-/Lieferantendossiers für Dokumentenablage
- docuvita-Cloud – höchste Sicherheit durch den Betrieb Ihres Archivs in einem zertifizierten Schweizer Rechenzentrum. Wir kümmern uns um die Datensicherung, die Updates und einen sicheren Betrieb der Lösung.
Kundenportrait
«Vielfältige Möglichkeiten sind der gemeinsame Nenner» Landolt Weine AG (Pdf)
Auszug aus unseren Referenzen und Projekten
Caratello Weine AG
Etter Söhne AG
Fischer Weine Sursee AG
Landolt Weine AG
Les Vins d’Auteurs SA
Pilatus Getränke AG
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