Korrespondenz.
Schnell und rechtssicher archivieren.

Wussten Sie, dass nicht nur Rechnungen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen? Sie gelten auch für sämtliche Korrespondenz, die als Handelsbrief gewertet werden kann sowie für buchhaltungsrelevante Unterlagen. Das können zum Beispiel Excel-Tabellen zur Berechnung von Reisekosten oder Überstunden sein.

Diese Dokumente müssen Sie in der (elektronischen) Originalform aufbewahren. Dokumente in Papierform können elektronisch erfasst (gescannt) und so rechtssicher archiviert werden.

Wäre das nicht praktisch?

Wenn Sie Ihre Office-Dokumente direkt über das Dokumentenmanagement-System speichern, aktualisieren und versionieren, erfüllen Sie die gesetzlichen Pflichten ganz automatisch. Und optimieren, ganz nebenbei, Ihre Kunden- und Lieferantenkontakte. In Zukunft können Sie so alle Daten und Dokumente zu Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern zentral an einem Ort abrufen.

Das Archivieren Ihrer Korrespondenz in Papierform ist kinderleicht und kann mit docuvita auf verschiedene Arten erfolgen. Je nach Anwendungsfall und Büroausstattung wird entweder direkt am Arbeitsplatz oder über ein Multifunktionsgerät gescannt und automatisch in docuvita verarbeitet.

Unser Tipp: Um sämtliche Handelsbriefe im originalen Format vorzuhalten, bietet sich eine vollständige Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails an. Diesen Vorgang können Sie mit docuvita automatisieren. Wie das geht, verraten wir Ihnen gern. Sprechen Sie uns an.

Erfahren Sie mehr über die automatische Aktenverwaltung…